Для начала нужно сказать, что такое асинхронная коммуникация. Для большинства людей очевидно, но: синхронно – это когда мы говорим с глазу на глаз, или в зуме, или по телефону. Асинхронно – это все, что связано с сообщениями, которые приходят не в то время, когда мы на них отвечаем – это чатики, слак, телеграм и другие. И у этой штуки есть своя концептуальная рамка, о которой мы сейчас поговорим. В асинхронном общении есть свои правила поведения и наш урок сегодня посвящен тому, как себя в нем вести.

Давайте пройдемся по основным проблемам, которые раздражают, когда мы общаемся асинхронно в чате.

Сейчас столько информации, которая на нас валится каждый день, что фокуса очень не хватает разгребать все чатики, уведомления и так далее. Свету очень раздражает, когда люди как будто бы не понимают этого и общаются со ней будто бы у нас один этот чат на земле и поэтому можно там написать “привет", потом “как дела", потом следующее пространное сообщение, которое повторяет эту же мысль и потом еще непонятно, какое от человека требуется следующее действие. Сообщения-сиротки, которые состоят из одних слов и тоже привлекают внимание и часто не требуют быстрой реакции, но, пока ждешь, что за ними последует, теряешь фокус. Беседа у вас не случается в итоге и это очень фрустрирует.

Контекст – это реально то, что исчезает в чате. Когда мы говорим синхронно с глазу на глаз, так или иначе мы примерно понимаем, в каком контексте находится другой человек: удобно ли ему говорить, насколько он взволнован, насколько это срочно. А чатики как будто лишены этого момента, поэтому, когда мы начинаем коммуникацию в чате, мы как будто обращаем внимание на то, что контекст непонятен.

Чтобы не упустить контекст собеседника, всегда нужно дополнительно переспрашивать, например, удобно ли, когда, насколько, есть ли возможность обсудить вопрос очень быстро. Иногда какие-то штуки в чатах можно решать часами, но 10-минутный звонок может разрешить ту же самую проблему довольно быстро и эффективно. Поэтому в какой-то момент возникает просто такое желание – узнать контекст и, если контекст говорит о том, что быстро можно разрешить вопрос с помощью синхронного звонка, может быть, по-быстрому сделать звоночек.

Вторая вещь: наша коммуникация в чате может быть более полно описывающей контекст. Это значит, например, что мы можем говорить сразу о том, что произошло, почему нам нужно то, что мы хотим спросить, в какие сроки нам это нужно и мы можем все это уместить в одном сообщении, чтобы "сиротливые" сообщения не являлись историей, в которой люди не понимают, чего от них хотят и почему.

Это второй большой тезис после контекста – возможность прокоммуницировать, что происходит и спросить или указать все вещи, которые нужны для того, чтобы диалог пошел в нужное русло сразу.

Еще одна проблема при общении в чатах – это несоответствие ожиданий и, в частности, большие трения при несоответствии ожиданий по времени ответа. Этикет асинхронного общения еще настолько не сложился, что кто-то ждет, что ему ответят в течение 10 минут, потому что это же асинхронная-синхронная коммуникация, а кто-то говорит – полчаса, два часа, до недели, до месяца, нет единого мнения. Это несоответствие ожиданий может очень сильно расстраивать.

Решением может быть приведение ожидания в соответствие. То есть, если время ответа от человека не важно, можно отправить сообщение как через почтового голубя и забыть об этом. Но, если важно, то стоит сразу в этом же сообщении обозначить: "жду ответа к понедельнику к 11 часам утра, например. Это окей или не окей?"

Еще один способ эффективно прокрммуницировать свой запрос – привести общение из общего чата в индивидуальное русло. То есть, индивидуально писать тем людям, от которых больше всего хочется получить ответ отдельно, чтобы это не было потеряно в какой-то общей переписке. Все они хотят внимания и каждый, кто работал в слаке, понимает, что рано или поздно это превращается в бомбардировку сообщениями и запросами.

Хочется затронуть еще одну тему – использование сторонних инструментов вместе вместе с асинхронных коммуникаций. Похоже гораздо лучше и проще общаться, если можно к разговорам в чате добавлять дополнительные тулы. Например, часто встает вопрос выбора чего-то в группе людей и инструменты, которые помогает выбрать кто за что голосует, какая-то голосовалка, небольшой опрос или, может быть, форма, в которой мы просим людей добавить свои предпочтения – очень круто работают вместе с чатом. То есть, вместо того чтобы выяснять это все индивидуально в общем потоке, мы просто создаем внешнюю штучка, даем на нее ссылку, обозначаем сразу дедлайн и объясняем, почему это надо сделать сейчас. Это сильно хорошо влияет на качество общения в чате.

Света и Лёша используют формы, опросы, всякие сервисы, где можно назначить встречу между разными участниками, когда нужно сказать, когда тебе удобно что-то сделать. Лёша еще совместно с чатами ведет гугл документ или ноушн документ. То есть использует место, куда можно параллельно что-то вписать, например, договоренности, важные инсайты или важное что-то. Это супер удобно, чтобы всегда под рукой иметь важные моменты разгора.

Три основные истории с чатиками упираются в слово “контекст". Он помогает проэмпатировать ближнему, задуматься о том контексте, в котором он будет читать это сообщение и что бы ему помогло принятие решения, среагировать и ответить нам побыстрее. Как правило, определить контекст помогает очень лаконичное изложение ситуации: почему мы обращаемся, зачем мы обращаемся, что мы ждем от человека и когда.

Лайфхак от Лёши: выделять время в календаре в течение дня, когда просто разбирать свои чатики и отвечать на те, которые были неважные, не по работе и так далее. Этот час сильно помогает вдумчиво прочитать то, что от вас хотят и либо ответить, либо не отвечать, либо что-то предложить.

Еще одна тема, которую хочется поднять, это то, что в чате, на самом деле, круто быть директивным, более директивным, чем в общении с глазу на глаз. Директивность – это когда вы вместо того, чтобы расспрашивать, узнавать, пытаться найти консенсус как это происходит в личных каких то взаимодействиях с глазу на глаз. Вы можете сказать, например: “так ребята, собираюсь назначить встречу на такое-то число, на такое-то время. К этой встрече мне нужно от каждого это, это и это", просто чтобы это был такой список ту ду, который нужно принять к сведению и в конце можно что-нибудь спросить, типа всем ли все понятно, есть ли вопросы. Если вопросов нет, это автоматически означает, что предполагается, что все сделают то, что нужно. Если не сделают, то уже можно как-то индивидуально разбираться. Это работает гораздо лучше, чем открытые вопросы, которые подразумевают, что все сейчас будут долго общаться, чтобы прийти к общему знаменателю.

Основные правила асинхронной коммуникации:

Максимальная ясность. Короткие сообщения, с определенным поинтом обращения. Важно исключать жаргон и проверять текст на предмет того, может ли он быть воспринят неоднозначно.

Использование каналов связи по назначению. Например, канал «час-пик», в котором обсуждается много разных тем , навряд ли место, где стоит коммуницировать какие-то ключевые важные решения.

Использование стикеров, реакций в чатах, каналах. Отличный инструмент, который дает возможность настроиться на дружелюбный лад. Также важно смотреть, какого рода коммуникация и с кем происходит.

Переходить в личные сообщения, когда коммуникация в чате/ группе не приносит пользу многим людям, а только конкретному человеку или нескольким людям. Например, у вас появилась ветка дискуссии, которая идет между вами и еще одним человеком. Дискуссия просто идет, идет и идет, но без абсолютного отклика от чата/ группы. Наверное, это хороший повод задуматься, можно ли перенести обсуждение в личные сообщения.

Уважение к разным тайм-зонам. Если у человека поздний вечер, когда он уже завершает дела, а у вас, наоборот, раннее утро, когда вы полны энергии, скорее всего добиться качественной коммуникации будет непросто. В случае разных тайм-зон можно использовать отложенные сообщения: предварительно оценив контекст и тайм-зону, в которой человек проживает, отправить сообщение во время, когда получателю максимально удобно.

Использование эмоджи. Это быстрый способ не писать лишнего, а просто показать свое отношение. Кроме того, с помощью эмоджи можно делать короткие голосовалки, и наглядно понимать отношение аудитории к предложению.

Избегание ненужных уведомлений. Очень много сообщений часто фрустрируют, так как они отвлекают. Если есть возможность совместить несколько сообщений в одно или отправить месседж без звука (в телеграме есть такая функция), лучше применять эти инструменты. Люди ценят такой подход.

Терпеливость. Человек не всегда может увидеть сообщение и ответить сразу. Есть вероятность, что от обилия чатов и групп человек может потерять сообщение, ответить позднее. Многие люди используют непрочитанные сообщения, чтобы вернуться к ним позже. Классно, если вы учитываете это. Если вы не готовы ждать долгого ответа, возможно, имеет смысл поискать способ связаться через какое-то синхронное средство связи.

Современные возможности коммуникации включают использование нейросетей, которые помогают переформулировать текст и упрощать сложные коммуникации. Также ИИ-инструменты включают сокращение текста, суммирование сообщений и проявление внимательности и заботы. В дополнительных материалах этого урока мы даём ссылки на полезные инструменты для улучшения асинхронного общения и наш гайд по промптам.

В заключении, важно отметить, при корректной асинхронной коммуникации повышается связность и эффективность команды. Тренинги по коммуникациям обычно очень хорошо оцениваются самими участниками. Круто, если возможность, обучить людей лайфхакам в асинхроне. Во-первых, так вы проявляете заботу о своей команде. Во-вторых, это может сэкономить кучу времени и сделать работу продуктивнее.

Выберите несколько ситуаций или чатов, в которых вы недавно участвовали. Укажите, что из перечисленных свойств присутствовало в коммуникации, а чего не было. Хотите ли вы это изменить?